Egy kisvállalkozásban gyakran ugyanaz az ember válaszol az érdeklődőknek, aki a számlákat intézi és a csapatot irányítja. A megkeresések így két másik feladat között kapnak figyelmet, és ha kevés érdeklődőből lesz ügyfél, kézenfekvőnek tűnik újabbakat keresni. Előbb azonban érdemes végigkövetni az értékesítési folyamatot: milyen utat jár be egy megkeresés a beérkezéstől a döntésig.
Nem minden megkeresés egyformán sürgős
Egy általános érdeklődés és egy határidővel érkező ajánlatkérés mást-mást igényel, a postafiókban mégis egyformán néznek ki. Ha csak akkor olvassuk el őket alaposan, amikor épp jut rájuk idő, a sürgős kérés ugyanannyit várakozik, mint a ráérős. Érdemes ezért minden megkeresést már beérkezéskor átnézni, és eldönteni, mennyire sürgős és ki foglalkozik vele. Így a döntés közelében járó érdeklődő nem csúszik a napi teendők mögé – írja blogbejegyzésében a VOSZPort.
Mit tisztázzon az első válasz?
Egy gyors, de semmitmondó visszaigazolás nem viszi előre az ügyet. Az érdemi első válasz összefoglalja, mit értettünk meg a kérésből, és rákérdez arra, ami a javaslathoz még hiányzik. Mivel az érdeklődők írás előtt gyakran már tájékozódnak, érdemes a meglévő elképzeléseikből kiindulni. Néhány jól célzott igényfelmérő kérdés többet ér egy hosszú kérdőívnél, például:
Hol akad el az ajánlat?
Jó ajánlatból az is eligazodik, aki nem vett részt az egyeztetésen. Ha a címzett tanácstalan marad, többnyire az alábbi pontok valamelyikén akad el:
Ajánlat után nincs válasz?
A csend nem feltétlenül elutasítás. Lehet, hogy változott a keret, vagy a döntés valaki máson múlik. Az ajánlat utánkövetése akkor hasznos, ha van benne valami új, és könnyű rá válaszolni. Rákérdezhetünk egy nyitott pontra, például arra, hogy tartható-e még a tervezett kezdés, vagy felajánlhatunk egy rövid egyeztetést konkrét időpontban. Az ismételt „sikerült megnézni?” üzenet ehhez képest csak emlékeztet, érdemi választ ritkán hoz.
Ha az érdeklődő végül nemet mond, az még nem feltétlenül a mi hibánk. Érdemes viszont feljegyezni az elvesztett üzlet okát, mert ha ugyanaz az ok többször visszatér, abból tanulhatunk. Ehhez az ő indoklását írjuk fel, ne a saját találgatásunkat.
Átlátható értékesítési folyamat: kevés állapot, világos felelős
Az érdeklődők nyomon követéséhez nem kell bonyolult nyilvántartás. Elég, ha minden megkeresésnél látszik, hol tart, például: beérkezett, tisztázás alatt, ajánlat elküldve, döntésre vár, lezárva. Emellett minden nyitott ügynek legyen felelőse és dátumhoz kötött következő lépése. Ha valamelyik ügynél ezek hiányoznak, jó eséllyel az az ügy el is akadt.
Hogyan segít ebben a VOSZPort?
A kkv-k igényeire szabott VOSZPort CRM-jében az értékesítési folyamat a megkereséstől az ajánlaton át a megrendelésig követhető. Az egyes partnerekhez feladatokat rendelhetünk, így a következő lépés nem cetliken vagy fejben él. E-mailt közvetlenül a rendszerből küldhetünk, a megkereső vállalkozás adatait pedig a beépített céginformációval ellenőrizhetjük.
Hol érdemes kezdeni?
Vegyen elő néhány közelmúltbeli, lezáratlan megkeresést, és nézze meg, mindegyiknél egyértelmű volt-e a következő lépés. Ha több ügy ugyanott akadt el, például az ajánlat elküldése után, először csak ezen az egy ponton változtasson, majd a következő hetek megkereséseinél figyelje meg, gördülékenyebb lett-e a folyamat.
Mielőtt tehát több érdeklődőt keres, érdemes rendbe tenni azoknak az ügyét, akik már jelentkeztek. Regisztráljon a VOSZPortra, és nézze meg, mely funkciók érhetők el vállalkozása számára!
