Egy új megkeresésnél a legtöbb vállalkozó először azt nézi, rendben van-e az ár. Ha igen, a döntés többnyire gyorsan megszületik. Csakhogy egy jó árajánlat-kalkuláció nem áll meg az ajánlati összegnél, hiszen az összeg csak a bevételt mutatja meg. Hogy megéri-e elvállalni a munkát, az a teljes ráfordításon és a vállalt feltételeken múlik.
Mit jelent valójában, hogy „megéri”?
Érdemes különválasztani a várható bevételt attól, amibe a megbízás valójában kerül. Egy munka jövedelmezősége azon dől el, mi marad a bevételből a ráfordítások és a lekötött kapacitás után – olvasható a VOSZPort blogbejegyzésében.
A stratégiai érték is számíthat, például egy jó referencia vagy belépés egy új piacra. Ezt érdemes külön mérlegelni, és csak akkor számolni vele, ha konkrét és valóban megszerezhető.
Mi marad ki gyakran az árajánlat-kalkulációból?
A becslések többsége csak a kivitelezés idejével számol. A munka azonban hamarabb kezdődik, és később ér véget, mint maga a kivitelezés. Gyakran kimarad belőle:
Az időigényes tételek jó része nem számlázható munkaidő, mégis valós ráfordítás. A súlyuk iparáganként eltér, ezért nincs rájuk általános képlet. Ha a munkát fázisokra bontjuk, könnyebb észrevenni, mi hiányzik a becslésből.
Mit szorít ki a naptárból az új munka?
Ha van szabad kapacitás, egy szerényebb eredményű munkát is ésszerű lehet elvállalni. Ha viszont ugyanarra az emberre vagy gépre máshol is szükség lenne, az igennek ára van. Ilyenkor azzal is számolni kell, mi marad el miatta, például egy jobban fizető megbízás vagy a meglévő ügyfelek kiszolgálása. A közgazdaságtan ezt alternatív költségnek nevezi. És az sem mindegy, marad-e tartalék arra az esetre, ha valami csúszik.
Mit kérdezzünk meg az igen előtt?
A becslés csak annyira megbízható, amennyire tiszta a feladat. Ajánlatadás előtt érdemes választ keresni néhány kérdésre:
Hogy a válaszokat a szerződésben hogyan rögzítjük, az ügyenként eltér, ismerni azonban már az ajánlat előtt érdemes őket.
Nem csak igen vagy nem
Ha a feltételek nem megfelelőek, a válasz lehet „igen, de másképp”. Szűkíthető a feladatkör, vagy a projekt fázisokra bontható, kezdve egy kisebb felmérő szakasszal. Előre döntsük el, mihez ragaszkodunk (például a tisztázott terjedelemhez), és hol lehetünk rugalmasak.
Mit mutat a lezárt munka?
A projekt végén vessük össze a becsült és a tényleges ráfordítást. Hol kellett több idő vagy egyeztetés a vártnál? Egy gyengébb eredmény nem feltétlenül rossz döntés jele, hiszen menet közben a terjedelem is változhatott. Az okot mégis érdemes feltárni, mert az ilyen utóértékelésből lesz pontosabb a következő ajánlat.
Hogyan segít ebben a VOSZPort?
A visszaméréshez már a munka közben gyűjteni kell az adatokat. A VOSZPort CRM-jében az egyes ügyfelekhez feladatok és projektek rendelhetők, így rögzíthető, milyen pluszkörök és egyeztetések kerültek a munkába. Új megrendelőnél a Céginformáció segít még az ajánlat előtt megnézni a partner hátterét.
Az ajánlati ár tehát csak a kiindulópont. A következő ajánlat előtt érdemes mellé írni a várható ráfordításokat és a még nyitott kérdéseket is.
